Escrito para ECM Transformation Management
@ECMmethodology
Por José Ignacio Jiménez
Pepe Jiménez es un buen conocedor de la necesidad de poner esfuerzos reales cuando se trata de involucrar a personas y equipos en nuevos proyectos.
En esta breve introducción, Pepe, colaborador estratégico de ECM Transformation Management, nos revela la importancia que tiene el que los equipos y las personas se incorporen de manera activa en los procesos de cambio, entiendan la naturaleza del mismo y partición de él con total compromiso.
“…así es: para el éxito de cualquier cambio empresarial es prioritario involucrar a todos los empleados…, y uno de los aspectos más importantes para conseguir la complicidad de los empleados es la comunicación.”
Sin embargo, es un factor común el no prestar atención ni dedicar esfuerzo al cuidado de la misma. Se necesitan tiempo y recursos para llevar a cabo una eficaz comunicación ante cualquier proceso o proyecto que genere Cambio.
Esta falta de cuidado, tiempo y recursos dificulta y encarece notablemente la consecución de resultados, si es que no los ha boicoteado desde su inicio.
Por lo que he visto tras asistir a muchos procesos de cambio y promover algunos en distintas compañías, podemos valorar, a priori, tres errores relacionados directamente con la comunicación:
Errores en el contenido de los mensajes
Errores en cómo se transmiten los mensajes
Errores en la frecuencia y en la dirección de los mensajes
Errores de contenido de los mensajes
El primer error es que no explicamos con detalle las razones que están detrás del cambio, sino que nuestros mensajes se centran en el cambio en sí mismos.
Anunciamos un nuevo sistema, o un nuevo organigrama, o nuevas responsabilidades, pero no explicamos por qué son necesarios, cuáles son los problemas a resolver y cómo este cambio los va a solucionar.
Y si los empleados no comprenden el cambio, no podemos esperar que se involucren.
La primera piedra del compromiso necesita que todos entendamos hacia dónde se dirige la empresa y la necesidad de emprender ese camino.
Errores en cómo se transmiten los mensajes
El segundo error que se comete es la manera o el circuito que utilizamos para comunicar los cambios.
Lo habitual es que la transmisión de los mensajes se haga a través del organigrama de la compañía.
Así, por ejemplo, los miembros del comité de dirección explican los cambios a los directivos a su cargo, estos a los responsables de área, y así hasta que alcanza a todos los empleados.
El problema que trasluce esta forma de hacerlo es que existen muchos comunicadores, y cada uno de ellos transmite lo que entiende o lo que quiere entender sobre las razones y el alcance del cambio.
Al delegar la comunicación en personas muy diferentes, no expertas en la comunicación, y quizás con diferentes intereses, agravamos aún más el problema anterior en cuanto al contenido del mensaje.
Este efecto llamado el “teléfono escacharrado” no es deliverado, entendamos que es una consecuencia directa de dejar al azar una tarea de tanta importancia como es el asegurarnos que los mensajes lleguen de manera efectiva y real a todas partes.
El tercer error era la frecuencia y dirección de los mensajes
EL método, por lo general, es realizar una sola comunicación en un momento cercano al comienzo del proceso de cambio, y además, es una comunicación en un solo sentido: es un hito unidireccional.
Reunimos a nuestros colaboradores en una sala, un día, y les contamos lo que hemos entendido o hemos querido entender del cambio.
Sin embargo, el cambio será un proceso con diferentes etapas y que exigirá sucesivas comunicaciones en las que hablemos de la evolución del mismo, de dificultades y éxitos, de variaciones en la planificación, etc.
Además, si tratamos la comunicación solo de una perspectiva unidireccional, nos quedaremos faltos de perspectiva global. Más que una comunicación diseñada de esta manera, deberíamos esforzarnos en tener diálogos constructivos y colaborativos con toda la plantilla sobre el cambio, sobre este proceso que iniciamos.
En estos diálogos con los empleados descubriremos tanto dificultades a resolver no previstas y que al desconocerlas retrasarían y encarecerían la implantación del cambio, como también descubriremos aceleradores del proceso de cambio.
La comunicación a la compañía no es algo estético, sino que es un pilar en todo cambio empresarial, y por ello debe ser realizado por especialistas tanto en la comunicación y como en la gestión del cambio.